No contexto de muitas empresas que conhecemos, as decisões sobre os caminhos a serem seguidos são concentradas em poucas ou até mesmo em uma única pessoa dentro da organização.

Esse fator gera alguns riscos, como a necessidade de que essas pessoas estejam sempre presentes para que as atividades possam caminhar, o tempo desperdiçado entre a espera de uma resposta e a ação, além da pouca autonomia dos integrantes da organização.

Diante desse cenário, a adoção de um sistema de gestão se torna uma alternativa interessante para evitar possíveis prejuízos dos riscos acima. É importante pontuar que quando falo de “sistema de gestão” não quer dizer, necessariamente, contratar ou buscar um software de gestão, mas sim, construir um conjunto de elementos organizados.

Podemos definir o sistema de gestão como uma estrutura que permite o acompanhamento e aprimoramento dos processos, e que possibilita o alinhamento entre a estratégia da organização com o seu operacional.

Dessa forma, a estratégia da organização será destrinchada em objetivos e processos claros que devem ser seguidos por todos os integrantes, eliminando a dependência das pessoas que concentravam as decisões estratégicas e o desperdício de tempo e energia.

Mas como criar um sistema de gestão?

Podemos adotar o sistema de gestão de diferentes formas, nesse texto traremos algumas etapas que entendemos ser fundamentais para colocá-lo em prática, que são:

1. Planejamento Estratégico
2. Políticas e processos
3. Gestão de desempenho
4. Gestão de rotina
5. Ritos de gestão

O primeiro passo que irá permitir a adoção do sistema de gestão é a estratégia da organização. Caso ela não exista, é fundamental que o planejamento estratégico seja construído e consiga indicar onde a organização quer chegar.

Com o planejamento estratégico, os objetivos se tornarão mais claros para todos os integrantes da organização. Porém, caso ela não seja destrinchada e levada ao dia-a-dia, as decisões e o alinhamento à ela continuarão concentradas nos líderes.

Portanto, o próximo passo é trazer a estratégia, que muitas vezes é traçada para um período de tempo maior, e quebrá-la em espaços de tempo menores, criando assim os ciclos de resultados.

O ciclo de resultado indicará quais são os resultados esperados para o próximo período, geralmente de 3 meses, mas que pode ser adaptado à sua realidade. Dessa forma, são necessários indicadores e resultados claros.
 

Tendo um ciclo de resultado claro, a próxima etapa é a criação do ciclo de execução. Caso tenha um trimestre como ciclo de resultado, uma alternativa é tornar um mês como ciclo de execução, que irá indicar o que deve ser feito naquele mês para que os resultados do trimestre sejam alcançados.

Ao final dessa etapa, a estratégia estará destrinchada em ciclos menores que indicarão de forma mais visível quais os objetivos, resultados e atividades a serem priorizadas e realizadas pela organização.

Porém, para que o sistema de gestão venha realmente funcionar, não basta que exista um planejamento estratégico destrinchado em ciclos menores. Para garantir a execução é necessário potencializar nosso sistema de gestão com outras ferramentas que irão nos conduzir ao alcance da estratégia. 

Diante disso, são necessárias políticas e processos que potencializam o alcance dos objetivos da organização, como exemplo podemos ter a política de investimentos da empresa, de reconhecimento dos seus integrantes.

Além disso, é importante que o desempenho tanto da organização como dos seus membros esteja sendo acompanhado. Como possibilidades, temos o acompanhamento por meio de Objective Key Results (OKR), de KPI (Key Performance Indicator), avaliações de desempenho.

Ainda mais profundo que a gestão do desempenho, também é importante o acompanhamento da rotina, das atividades que estão sendo realizadas no dia-a-dia da organização, possibilitando a revisão mais rápida caso os resultados não estejam sendo alcançados, e o melhor gerenciamento individual e coletivo diariamente.

Por fim, é fundamental que sejam construídos ritos de gestão para a empresa. Os ritos representarão um conjunto de práticas que irão garantir o cumprimento das demais etapas do sistema de gestão no dia-a-dia. Alguns exemplos são a criação e compartilhamento de um checklist com as atividades diárias; reuniões de áreas, gerais e individuais; atualização dos resultados.

Buscando facilitar a visualização de como seria a estrutura, compartilho a estrutura que utilizamos hoje na RN Júnior.

Mas e a implementação?

Para guiar o momento de forma mais clara, compartilho um framework que pode facilitar a visualização e o momento de construção das fases.

Como podem ver, por meio do frame começamos com a definição da visão da organização, aquilo que é o grande gol e os indicadores anuais. Destrinchando esses indicadores anuais em menores espaços de tempo, temos os trimestrais e mensais.

A partir de todos os indicadores, devemos definir quais serão os nossos ritos, como iremos verificar e acompanhar o desempenho dos mesmos, em quais ferramentas as atividades acontecerão, e por fim, definição de políticas como a de reconhecimento e investimento da organização.

Sabendo mais sobre as fases, o próximo passo é construir cada uma delas. Essa criação exige tempo e dedicação! No processo de construção é muito importante ouvir as partes envolvidas para que o sistema de gestão reflita a realidade da organização.

Além da construção das fases e das atividades que cada uma delas representará, será necessário definir algumas ferramentas nas quais estarão disponíveis todas as informações necessárias para as atividades.

Dicas finais

Por fim, deixando algumas mensagens finais, gostaria de reiterar e acrescentar algumas dicas:

1. Envolva e escute o time no processo de construção e implementação do sistema de gestão;
2. Coloque em prática, não espere que o sistema irá nascer perfeito;
3. Sabendo da dica anterior, revisite e busque tornar o aprimoramento do sistema contínuo;
4. Mensure bem todos os resultados e tenha dados para embasar suas decisões;

A implementação do sistema de gestão pode trazer muitos benefícios para a sua organização, não deixe para depois! 

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